Es increíble la manera en la que pueden pasar las horas sin estar enfocados en alguna de nuestras áreas de responsabilidad, aquellas en las que nos hemos marcado algún objetivo, que son la columna vertebral de nuestra vida, pero vamos a ver cómo detectar esas fugas de tiempo para controlarlas y que no acabemos siendo un pozo sin fondo.
El famoso Principio De Pareto
Seguro que habéis oído hablar del principio de Pareto o regla del 80/20, que viene a decir que el 80% de nuestros resultados vienen dados por el 20% de nuestros esfuerzos.
Usaremos herramientas de gestión del tiempo para detectar cual es ese 20% de nuestros esfuerzos y así poder enfocarnos en ello.
Muchos empresarios se han dado cuenta que si se enfocan en esas actividades tan productivas obtienen los mismos o mejores resultados que cuando no lo hacían y además puede que las realicen en menor tiempo. Parece un truco de magia, pero no lo es.
Os voy a poner un ejemplo, de unos años para acá la posibilidad de comunicarnos por internet con miles de personas a la vez ha hecho que nuestros servicios o productos sean escalables, gente de todo el mundo puede acceder a ellos y no solo aquellas personas que viven en nuestra ciudad o país, quizás esto no sea algo nuevo para una multinacional, pero sí para un emprendedor o autónomo, incluso pyme. Pues bien, a través de seminarios web hoy en día podemos transmitir el valor de nuestro producto o servicio e intentar venderlo a decenas, cientos, incluso miles de personas en una hora. Las personas y empresas que realizan estos seminarios muestran el valor que pueden aportar en 45 minutos y en los 15 minutos restantes se dedican a vender su producto o servicio. Si tenemos un servicio que vendemos a 60€ y en una hora conseguimos que tan solo un 10% de nuestra audiencia lo compre estaremos seguramente ganando más dinero y aportando a muchísima más gente que si lo hiciéramos de forma presencial.
Deadlines
Otra manera de controlar mejor nuestro tiempo es estableciendo fechas límite o deadlines. Tenemos que ser comprometidos y responsables para cumpliar con ello.
Seguro que a todos nos han dado una fecha para un examen y hemos apurado lo máximo posible para estudiar, hemos expandido nuestro tiempo hasta el día D y la hora H. Quizás si establecemos una deadline para estudiar el temario que entra en el examen para unos días antes no iría mucho mejor. Podríamos repasar el resto de días tranquilamente y llegar mucho mejor preparados, descansados y confiados. En 1957 Cyril Northcore Parkinson publicó un estudio sobre la Oficina Colonial Británica en el que concluyó que cualquier tarea por realizar se expande hasta ocupar el 100% del tiempo estimado para realizar la misma.
Así que es milagroso como probando a bajar nuestras deadlines podemos ahorrar gran cantidad de tiempo.
Tus armas
Con una pistola para pegarte un tiro cuando te des cuenta del derroche que haces con tu tiempo es suficiente, es broma, vamos a ver algunas de las herramientas que hay a disposición de cualquiera ya sea para nuestro ordenador o smartphone.
– RescueTime. Esta herramienta nos permite contabilizar en un segundo plano en nuestro ordenador o dispositivo móvil el tiempo empleado en aplicaciones o sitios webs, haciendo resúmenes que facilitarán comprobar en qué empleamos nuestro tiempo. Podemos establecer metas temporales para diferentes tareas, recibir un email semanal con los resultados y más opciones que no voy a entrar en detalle. Tiene versiones gratis y de pago, aumentando en estas últimas las opciones para controlar nuestro tiempo.
– Toggl. Nos permite contabilizar el tiempo que estamos desempeñando una tarea. Por ejemplo ahora mismo mientras escribo este artículo estoy cuantificando el tiempo que dedico. Es una herramienta de pago con posibilidad de probarla durante un periodo de 30 días de forma gratuita.
Espero que si aún no lo hacías empieces a digitalizar tu tiempo con estas herramientas y tomes el control y elimines todo aquello que te aleje de tus metas.
