Hoy quiero hablarte de algo que debes realizar antes de comenzar tu día, incluso el día, semana o mes antes. La planificación de tareas o más bien su clasificación.
Para clarificarlas vamos a visualizar la siguiente matriz.
| URGENTES | NO URGENTES | |
| IMPORTANTES | ||
| NO IMPORTANTES |
Teniendo claro que tareas son para nosotros urgentes o no urgentes e importantes o no importantes sabremos dar prioridad a unas y otras, en toral cuatro tipos distintos de tareas que nos simplificarán la toma de decisiones a la hora de organizarnos.
Tareas importantes y urgentes
Este tipo de tareas son las que debemos realizar en el acto, ese mismo día, esa misma semana, en función del periodo temporal en el que nos estemos organizando. Normalmente es algo que tenemos que hacer en el momento ya que debemos dar solución inmediata. Imaginemos que se ha caído el servidor de nuestra empresa y nadie puede trabajar con los documentos ubicados en el, deberemos ponerlo en marcha cuanto antes.
Tareas importantes no urgentes
Estas son mis favoritas, son las que nos ayudarán a progresar. Si nos pasáramos todo el día contestando el mail, cogiendo el teléfono, atendiendo alguna urgencia, no podríamos avanzar. Estas tareas serían tales como la formación, creación de contenido, trabajar en la imagen personal o de marca, en definitiva aquellas que aportarán valor a nuestro negocio a medio, largo plazo y debemos planificarlas.
Tareas no importantes y urgentes
Comenzamos con aquellas tareas que son un peñazo hacer, primero las no importantes pero urgentes. Estas tareas pueden ser aquellas tales como, contestar un mail, hacer una llamada, cosas que aunque no las hagamos no se va a caer el mundo pero si dejamos de hacerlas se irán acumulando e irán creciendo como una bola de nieve. Lo ideal es delegarlas en caso de poder hacerlo.
Tareas no importantes y no urgentes
Estas tareas son las que debemos de borrar del mapa, ser capaces de detectarlas y mandarlas a la papelera. Para detectar estas tareas tienes que hacerte preguntas como, esto que estoy haciendo ¿me ayuda en mis proyectos?¿Sirve para llegar a mis objetivos? Si la respuesta es no, estas tardando en mandar a la basura ya sea real o imaginaria esa tarea para centrarte en las que sí nos van a ayudar a conseguir nuestros objetivos a corto, medio y largo plazo.
Así quedaría nuestra matriz
Para finalizar veremos que nuestra matriz podría quedar con una clasificación de tareas como esta en función de su importancia y urgencia.
| URGENTES | NO URGENTES | |
| IMPORTANTES | HACERLO | PLANIFICARLO |
| NO IMPORTANTES | DELEGARLO | ELIMINARLO |
Estoy seguro que si empiezas a clasificar tus tareas notaras un paso de gigante en tu productividad.
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